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校园快讯

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多措并举  周到服务
档案馆全力做好疫情防控期间查档工作

发布时间:2020-05-14 来源:档案馆 浏览次数:

新冠肺炎疫情发生后,档案馆作为学校对外服务的窗口之一,结合疫情防控形势和要求,通过实行线上远程查档、首问首办负责协调办理查档业务等举措,以快捷周到的服务,赢得了查档师生校友的好评。

疫情初期,防控形势严峻,如何及时解决查档需求成了档案馆面临的急迫问题。为此档案馆第一时间在单位主页置顶公布远程查档流程和联系方式,同时主动与提交查档申请的校友逐一取得联系,结合校友查档需求和防控形势,按照“急事急办,特事特办,常事集中办”的原则分类办理。在疫情防控形势紧张的2、3月,安排工作人员到馆共为17位校友提供了查档服务。

为师生校友提供满意的服务,是档案利用工作的目标。受疫情影响,往年原本3月、4月进行的考研复试,推迟到了5月,这也使得“五一”期间因备考产生的查档需求激增。为了及时响应正在紧张准备复试的校友的查档需求,“五一”前夕,档案馆专门开通了移动电话咨询,24小时开机。仅“五一”假期结束后的第一天,档案馆共办理考研查档业务近30人次。考虑到有些学校的复试材料提交时间紧,档案馆采取材料拍照发送邮件与快递同步寄出的方式,为校友顺利复试加油助力。

档案馆认真落实首问首办负责制,对于涉及多部门的查档业务,工作人员耐心细致的说明业务归口和流程,主动协调沟通,帮助联系业务相关部门,减少校友多头致电,让大家少跑路,提升查档体验。截止到5月12日,档案馆共办理远程查档服务97件,寄出快递86份,为师生校友提供招生名册、成绩单、学籍表、论文评阅书、毕业生登记表、学位授予决定文件等学籍材料及学历学位证明,办理学籍学历咨询与认证98人次。

考研学子给档案馆发的邮件

从细节入手,让服务变得有温度,档案馆的用心服务,收获了师生校友的肯定,也收获了继续提升服务质量的动力。有的考研学子通过邮件表达感谢:“感谢母校,感谢各位老师;辛苦老师啦,祝您身体健康,工作顺利。”还有老师代表自己的学生表达谢意:“感谢档案馆疫情期间热情、认真、高效率的服务,我和我的学生都很满意。”在今后的工作中,档案馆将再接再厉,努力为校友师生提供更好的查档体验。

编辑:张萌 杨书菡
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